Pengertian Arsip

Berdasarkan undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalan bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pada undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu :
a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara lansung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau yang dipergunakan secara langsung dalam rangka administrasi negara.
Arsip Dinamis tersebut dibagi lagi menjadi dua, yaitu :
1. Aktif, yaitu arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam bentuk penyelenggaraan administrasi.
2. In Aktif, yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.